Accroche : « Qui a déjà imprimé un formulaire, l'a signé au stylo, puis l'a scanné pour le renvoyer par mail ? » Laisser les mains se lever. Objectif de la séance : ne plus jamais faire ça. Avant de commencer, vérifier : les quatre fichiers de démonstration sont sur le bureau (formulaire à champs, formulaire scanné, photo du justificatif, signature en PNG) et Okular, Xournal++ et PDF Arranger sont installés. Couper les notifications.

Poser le décor : une association, une école ou une mairie nous envoie un formulaire d'inscription. Elle veut le recevoir rempli, signé, avec un justificatif, par mail. Chaque outil de ce soir résout une étape du parcours, dans l'ordre. Piège à signaler tout de suite : beaucoup de messageries refusent les pièces jointes trop lourdes. Un scan de quelques pages peut peser plus de 20 Mo : d'où la dernière étape, alléger.

Les trois logiciels à installer sont aussi dans la Logithèque : chercher « Okular », « Xournal++ » et « PDF Arranger ». À recommander à ceux que le terminal intimide. Piège : dans la Logithèque, un même logiciel apparaît parfois deux fois, en paquet système et en Flatpak. Les deux fonctionnent ; prendre le paquet système pour rester simple. Okular vient de l'environnement KDE : il installe pas mal de bibliothèques avec lui. C'est normal, et sans conséquence sur le reste du système.

Le panneau latéral s'affiche avec F9. Son menu déroulant permet de passer des vignettes au sommaire puis aux annotations. Pour surligner : panneau latéral → Annotations → onglet « Ajouter » → choisir le surligneur, puis sélectionner le texte. Piège : la recherche ne trouve rien dans un document scanné. Un scan est une photographie du texte, pas du texte. Si Ctrl+F ne trouve pas un mot pourtant visible à l'écran, c'est le signe qu'on a affaire à un scan — et qu'il n'aura pas de champs à remplir non plus. (La reconnaissance de caractères est un autre sujet : voir la fiche Tesseract du wiki.)

C'est LE piège de Xreader : pas de bouton « Enregistrer », pas de Ctrl+S qui écrase le fichier. On croit avoir fini, on ferme, et tout est perdu. Bonne habitude à installer dès maintenant, valable toute la soirée : on ne travaille jamais sur l'original. À chaque étape, un nouveau nom — inscription.pdf, puis inscription-remplie.pdf, puis inscription-signee.pdf. Si une étape rate, on repart de la précédente.

Deux minutes, pas plus. Montrer d'abord le piège : surligner, fermer sans enregistrer, rouvrir — le surlignage a disparu. Puis refaire correctement avec « Enregistrer une copie ». Plan B si le panneau d'annotations est introuvable sur la machine de démonstration : passer directement à Okular, qui fait la même chose avec une barre d'outils visible.

Okular détecte les champs et propose de les afficher. Si le bandeau a été fermé : menu Affichage → Afficher les formulaires. Pour prouver que la saisie est bien dans le fichier : enregistrer, puis rouvrir le PDF dans Xreader. Le texte y est. C'est ce que verra le destinataire. Piège : enregistrer sous un nouveau nom (Fichier → Enregistrer sous) pour garder le formulaire vierge. On en aura besoin l'an prochain. Piège : certains formulaires officiels sont prévus pour Adobe Reader (format « XFA ») et n'affichent qu'un message « veuillez patienter » ou une page vide. Ce n'est pas une panne de Linux : aucun lecteur libre ne les lit correctement. Chercher une autre version du formulaire sur le site de l'organisme, ou faire la démarche en ligne.

C'est le cas le plus fréquent en pratique : le formulaire a été scanné, ou exporté sans champs. La « machine à écrire » pose du texte sans cadre ni fond, comme si on tapait sur la feuille. À ne pas confondre avec l'outil « Note intégrée », qui dessine un cadre jaune autour du texte : sur un formulaire, ça fait brouillon. Piège : la taille du texte par défaut est souvent trop grande pour les cases. Clic droit sur l'outil dans la barre → Configurer, pour choisir une police plus petite avant de commencer plutôt que de corriger chaque zone après coup. Les intitulés exacts des outils changent un peu d'une version d'Okular à l'autre : les repérer sur la machine de démonstration avant la séance.

Quatre minutes. C'est la démonstration centrale : prendre le temps de taper réellement un nom, une adresse, une date. Ne remplir que trois ou quatre champs : le public a compris le principe au deuxième. Plan B si le formulaire à champs ne s'affiche pas correctement : ne garder que la version scannée et la machine à écrire. Elle marche sur n'importe quel PDF.

Préparer sa signature une fois pour toutes : signer au feutre noir sur une feuille blanche, la photographier bien à plat et en pleine lumière, recadrer, enregistrer en PNG. Idéalement, rendre le fond transparent (dans GIMP : Couleurs → Couleur vers alpha), sinon un rectangle blanc masquera la ligne du formulaire. On peut aussi signer à la souris avec l'outil stylo : le montrer avec humour, le résultat est rarement présentable. Avec une tablette graphique ou un écran tactile, en revanche, c'est très bien. Piège : pour un acte important (banque, notaire, marché public), l'organisme impose son propre service de signature. L'image collée n'a pas cette valeur. Conseil de sécurité : le PNG de sa signature se range dans un dossier discret, pas sur le bureau ni sur une clé USB qui traîne. Quiconque récupère ce fichier peut signer à notre place — et l'image reste récupérable dans le PDF qu'on envoie.

C'est l'erreur que tout le monde fait la première fois : Ctrl+S, on joint le fichier au mail… et le destinataire reçoit un .xopp qu'aucun de ses logiciels ne sait ouvrir. Le .xopp est le fichier de travail de Xournal++ : il contient nos ajouts et un simple renvoi vers le PDF d'origine. Il sert à reprendre le travail plus tard, pas à être envoyé. Piège associé : en quittant, Xournal++ propose d'enregistrer. Si on a déjà exporté le PDF et qu'on ne compte pas y revenir, on peut répondre non — l'export est fait. Vérification systématique : avant de joindre, regarder l'extension du fichier. Elle doit être .pdf.

PDF Arranger montre chaque page comme une vignette qu'on déplace. C'est très visuel : c'est l'outil que le public adopte le plus vite. Piège : utiliser « Enregistrer sous » avec un nouveau nom — dossier-inscription.pdf — pour ne pas écraser le formulaire signé. Piège : les champs de formulaire encore modifiables et les annotations peuvent mal survivre à l'assemblage. C'est une raison de plus pour assembler en dernier, une fois le formulaire rempli, signé et exporté par Xournal++. Extraire sert aussi dans l'autre sens : n'envoyer que la page 3 d'un relevé de douze pages, plutôt que le relevé entier.

Cinq minutes pour les deux outils. Dans Xournal++, montrer volontairement le piège : faire Ctrl+S, montrer le .xopp dans le gestionnaire de fichiers, puis faire l'export en PDF. Dans PDF Arranger, prendre une photo de justificatif volontairement couchée : la rotation devient évidente. Plan B si l'insertion de l'image pose problème : signer à la souris avec l'outil stylo. C'est laid, mais la suite du parcours reste démontrable.

Cas d'usage : la lettre d'accompagnement, ou un document qu'on a rédigé soi-même avec des photos dedans. Piège : le bouton « Exporter directement au format PDF » de la barre d'outils ne montre pas les options et reprend les derniers réglages utilisés. Pour choisir la compression, passer par le menu. Piège : 150 DPI convient à la lecture à l'écran et à une impression ordinaire. Pour un document destiné à un imprimeur, garder 300 DPI. Le PDF hybride est plus lourd, puisqu'il contient deux fois le document : à réserver aux fichiers qu'on veut pouvoir reprendre, pas à ceux qu'on envoie.

Ghostscript est déjà installé sous Linux Mint : c'est lui qui sert à l'impression. Montrer le résultat en chiffres : ls -lh lourd.pdf leger.pdf, ou les propriétés des deux fichiers dans le gestionnaire. Un scan passe couramment de 20 Mo à 2 Mo. Piège : le fichier de sortie doit porter un AUTRE nom que le fichier d'entrée. Avec le même nom, on détruit l'original. Piège : toujours rouvrir le fichier allégé et zoomer sur les petits caractères avant de l'envoyer. Un justificatif illisible sera refusé, et il faudra tout recommencer. Piège : ne pas attendre de miracle sur un PDF qui ne contient que du texte. Il est déjà léger ; le gain vient des images. Pour ceux que la ligne de commande rebute : rouvrir le scan dans PDF Arranger ne réduit pas le poids. C'est bien Ghostscript qu'il faut — la commande se copie depuis le diaporama en ligne.

C'est l'argument de fond de la séance, au-delà du confort. Un site « gratuit » qui compresse, fusionne ou signe des PDF reçoit une copie du document. On ne sait ni où elle est stockée, ni combien de temps, ni qui y accède. Ne pas culpabiliser ceux qui l'ont déjà fait : le but est de montrer qu'il existe une solution aussi simple, et qu'elle est déjà sur leur ordinateur.

Laisser cette diapo affichée pendant les questions : c'est celle qu'on photographie. Rappeler le parcours du fil rouge, dans l'ordre : remplir (Okular), signer (Xournal++), assembler (PDF Arranger), alléger (Ghostscript), envoyer. Les trois pièges à répéter une dernière fois : 1. Xreader : « Enregistrer une copie », sinon tout est perdu. 2. Xournal++ : « Exporter en PDF », pas « Enregistrer ». 3. Toujours un nouveau nom de fichier, et toujours rouvrir le PDF final avant d'envoyer.

Questions fréquentes à anticiper : « Et sur téléphone ? » — Hors sujet ce soir, mais le PDF produit se lit partout. « Peut-on modifier le texte existant d'un PDF ? » — Pas vraiment : un PDF est un format d'arrivée, pas de travail. LibreOffice Draw ouvre les PDF simples, avec un résultat inégal. Le mieux reste de demander le document d'origine. « Et la vraie signature électronique ? » — Okular sait apposer une signature par certificat, mais il faut d'abord posséder un certificat reconnu : c'est un sujet à part entière, pour une autre séance. Proposer à ceux qui le souhaitent de refaire le parcours sur leur propre machine après la présentation.